Se implemente o no, los procesos de comunicación seguirán dándose. Ya sea a través de correo electrónico, teléfono, reuniones o conversaciones entre compañeros.
Lo esencial de implementar las estrategias es ser concientes de estos procesos y comenzar a controlarlos buscando mayor productividad y competitividad.
La clave del éxito está en implementar las estrategias que permitan llevar el rumbo ordenado de las nuevas ideas y decisiones que tomarán los equipos de trabajo en su diario andar.
Se trata de comprender cuál es el estado actual de la empresa, a dónde se quiere llegar y en consecuencia, definir cómo llegar a dónde se quiere. Esta es la base para cualquier estrategia y lo que determina el éxito de estos procesos es, en definitiva, la manera en que se direccionen los procesos de comunicación.
Es común que las empresas no intervengan en estos procesos como una clara señal de subestimación, debido a que es un factor de uso diario y general. Sin embargo, no comprenden que precisamente por ello es que se deben direccionar hacia donde la empresa quiere dirigirse, según sus políticas y valores.
“No hacer una comunicación estratégica efectiva le puede llevar a las organizaciones a hacer un despliegue de actividades que no generen los resultados esperados“, afirma Andrés Aljure Saab, asesor y catedrático internacional, socio-fundador de Aljure Ocampo Comunicación Corporativa.
Pero sumado a esto, igualmente se corren riesgos a los que se puede someter la empresa entera:
- Desperdiciar recursos tales como dinero, tiempo y energía del recurso humano.
- Frustrar expectativas en el recurso humano. Se pierde la fe en la comunicación: al producirse las comunicaciones, no se no se refleja en la realidad, se produce frustración.
- Desincentivo de inversión. En consecuencia, los líderes no tienen en cuenta los presupuestos para dinamizar los procesos de comunicación.
- Debido a esto, comienza una etapa de silencio entre el recurso humano, en el que las personas se limitan a realizar sus tareas sin nuevas iniciativas o ideas que procuren mejorar los procesos.
- Percepciones inapropiadas. Las personas seguirán pensando que algo está mal que suceden a sus espaldas. Esto genera desconfianza en la empresa y sus líderes.
- En algunos casos los líderes muy estrictos pueden tener problemas con el recurso humano debido a que no implementan los canales de comunicación de manera estratégica y por lo tanto efectiva.
- Tampoco encuentran el beneficio de estos procesos por lo que no tienen los suficientes argumentos para presentar proyectos de comunicación.
- Por esto se pierde competitividad, dinero y credibilidad incluso con los públicos externos.
De otra parte, Aljure Saab, ha desarrollado un modelo que cuenta con 7 elementos para comenzar a efectivizar los procesos de comunicación en una empresa:
1. Los empleados deben entender qué es y para donde va la empresa.
2. Cada colaborador debe saber qué papel juega en este proceso; qué se espera de él.
3. Es determinante que conozcan los recursos y los parámetros con los que cuenta la organización para ejecutar su trabajo. Por ejemplo, muchas veces un trabajo lo hacen varios departamentos por no saberlo. Se puede evitar a través de la comunicación.
4. Es definitivo que la gente cuente con espacios de intercambio, formales e informales, para que se relacionen con los niveles de confianza y espacios.
5. Los líderes deben difundir información sobre los éxitos y procesos positivos de la organización. Las personas tienden a perder de vista los beneficios con los que cuentan o desmotivarse por ello.
6. Capacitar al personal en competencias de comunicación es una manera efectiva para dinamizar en cada área estos procesos. Las personas comenzarán a escuchar mejor, dar información, dar usos del correo electrónico, reuniones, entre otras.
7. Tener en cuenta los espacios de reconocimiento adecuados. Comprender que afirmar los aciertos de los empleados es importante, aunque se debe tener en cuenta cómo y dónde esto pueda suceder.
Según José Manuel Vecino, Gerente de Job Managment Vision, “cuando en las empresas se entrena la capacidad de escucha se mejoran significativamente en los resultados esperados. En muchas ocasiones los problemas se refieren precisamente a este factor lo que lleva a cometer errores con altos costos para la productividad de la organización”.
Básicamente, la comunicación estratégica permite que fluya la información por toda la organización, porque apoya los procesos de gestión al asegurar que los interesados se enteren de los temas en los tiempos oportunos.
De otra parte, la gerencia se asegura de crear una sinergia permanente en la que todos sus colaboradores dirigen sus energías hacia el mismo lugar, con la confianza de aportar o comunicar las inconformidades existentes.